Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati personali
La informiamo che Gruppo Informatica e Servizi GIES S.r.l. (di seguito, “GIES”), con sede legale in Via Enrico Notaio, 23, 47892, Acquaviva, Repubblica di San Marino in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare” o “Società”) - raggiungibile all’indirizzo e-mail: privacy@gies.sm - tratterà i Suoi dati personali raccolti nell’ambito del processo di selezione e reclutamento del personale e, in particolare, i dati contenuti all’interno del curriculum vitae da Lei trasmesso a seguito dell’annuncio di posizioni aperte, selezioni o concorsi ovvero spontaneamente.
Il Titolare è a Sua disposizione per qualsiasi informazione sulle questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti che Le spettano in qualità di interessato.
Il Titolare ha designato il responsabile della protezione dei dati personali (di seguito, “Data Protection Officer” o “DPO”), che è a Sua disposizione per qualsiasi informazione sulle questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti che Le spettano in qualità di interessato. Il DPO è contattabile, oltre che all’indirizzo fisico della sede di GIES, anche all’indirizzo mail: dpo@gies.sm e via PEC scrivendo a dpogies@legalmail.it.
Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento e fonte dell’acquisizione
I dati trattati dal Titolare possono includere:
- dati comuni, quali, in particolare, informazioni anagrafiche e identificative (nome, cognome, data di nascita ecc.), informazioni di contatto (numero di telefono fisso e/o mobile, indirizzo e-mail ecc.), informazioni attinenti al Suo profilo professionale e al Suo percorso lavorativo nonché ogni altra pertinente informazione contenuta nel curriculum vitae da Lei trasmesso;
- eventualmente, nei limiti in cui il trattamento sia previsto dalla normativa applicabile, dati appartenenti alle “categorie particolari” di cui all’art. 9, par. 1 del GDPR e, nello specifico, dati relativi alla Sua salute (nel dettaglio, la Sua eventuale appartenenza alle cc.dd. categorie protette);
Di seguito, anche “Dati Personali”.
La informiamo che, ove il suo curriculum vitae contenga dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9, par. 1 del GDPR che il Titolare non è tenuto a trattare in forza della normativa cui è soggetto ovvero Dati Personali non pertinenti rispetto alle finalità perseguite di seguito enunciate, il Titolare si asterrà dal trattare tali dati. Per tale ragione, se non strettamente necessario, Le è raccomandato di non fornire informazioni eccedenti. Resta fermo, in ogni caso, da parte del Titolare, l’impegno a non effettuare alcuna indagine, neppure a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su ogni altro fatto non rilevante ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del candidato.
È, altresì, possibile che Lei conferisca spontaneamente al Titolare - nell’ambito della suddetta procedura - dati relativi a terzi. Rendiamo noto che, rispetto a tali ipotesi, Lei si pone come autonomo titolare del trattamento con ogni obbligo e responsabilità di legge. In tal senso, Lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati attraverso il Suo invio spontaneo in violazione delle norme sulla tutela dei Dati Personali applicabili. In ogni caso, qualora Lei fornisca o in altro modo tratti Dati Personali di terzi, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione.
Con riferimento alla fonte da cui i suddetti Dati Personali hanno origine, si fa presente che, di regola, essi sono raccolti direttamente presso di Lei, che presenta la Sua candidatura alla Società. In alcuni casi, il Titolare potrebbe tuttavia raccogliere i suoi Dati Personali anche presso soggetti terzi e, in particolare, presso agenzie per il lavoro e altre società che svolgono, nell’interesse proprio o di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale.
Finalità, base giuridica e facoltatività del trattamento
I Dati Personali saranno raccolti e trattati per le seguenti finalità:
a) Finalità di gestione della Sua candidatura
Il Titolare tratterà i Dati Personali per valutare la coerenza del Suo profilo rispetto alle posizioni lavorative aperte e, in generale, per la gestione delle procedure di selezione del personale nonché per contattarLa al fine di programmare colloqui che si rendano necessari.
Per la presente finalità, il Titolare tratterà i Dati Personali ai sensi degli artt. 6, par. 1, lett. b) e 9, par. 2, lett. b) del GDPR
Il conferimento dei Dati Personali per la finalità sopra indicata è facoltativo ma, in suo difetto, potrebbe risultare impossibile per il Titolare valutare il Suo profilo e/o programmare colloqui.
b) Finalità di compliance
Il Titolare tratterà i Dati Personali al fine di adempiere a obblighi di legge, regolamenti o normative nazionali e comunitarie, comprese le disposizioni delle Autorità di vigilanza del settore e/o i provvedimenti delle Autorità giudiziarie e/o amministrative (tra cui, l’adempimento di obblighi contabili e fiscali nonché quelli connessi alle finalità di accertamento e repressione dei reati, di ordine pubblico e di protezione civile).
A tal fine e quando necessario, il Titolare tratterà i Dati Personali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR; con riferimento ai dati appartenenti alle categorie particolari, il trattamento rinviene la Sua base negli artt. 9, par. 2, lett. b) e g) del GDPR.
c) Finalità difensive
Il Titolare tratterà i Dati Personali, se necessario, al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale.
Per la presente finalità, il Titolare tratterà i Dati Personali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR in quanto sussiste un interesse legittimo dello stesso ad accertare, esercitare o difendere i propri diritti; con riferimento ai dati appartenenti alle categorie particolari, il trattamento rinviene la Sua nell’art. 9, per. 2, lett. f) del GDPR.
Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione
I Dati Personali potranno essere condivisi con:
- persone fisiche autorizzate dalla Titolare al trattamento di Dati Personali ex art. 29 del GDPR;
- soggetti che, nel trattare i Dati Personali per conto del Titolare, agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR (es. agenzie di recruitment, consulenti del lavoro ecc.);
- soggetti, enti o autorità, operante nella qualità di autonomi titolari, a cui sia obbligatorio comunicare i Dati Personali in forza di disposizioni normative o di ordini delle autorità (a titolo esemplificativo e non esaustivo autorità amministrative).
L’elenco aggiornato e completo dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare e/o al DPO ai recapiti indicati nella presente informativa.
Non è prevista alcuna forma di diffusione dei Suoi dati personali a soggetti indeterminati.
Trasferimento dei dati personali
Alcuni dei Dati Personali potrebbero essere condivisi con destinatari che si potrebbero trovare in un Paese terzo al di fuori dello Spazio Economico Europeo o un’organizzazione internazionale. Il Titolare assicura che il trattamento dei Dati Personali da parte di questi destinatari avviene nel rispetto del GDPR. In particolare, i trasferimenti si baseranno su una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ovvero sulle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o su un’altra idonea base giuridica, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dallo European Data Protection Board.
Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o il DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati.
Conservazione dei dati personali
I Dati Personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario ai fini per cui sono raccolti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR.
Nello specifico, il Suo curriculum vitae e le altre informazioni connesse alla Sua candidature saranno conservati per un periodo di 24 mesi dal loro conferimento. Al termine di tale periodo, i Dati Personali verranno cancellati in via definitiva.
Il Titolare si riserva tuttavia di conservare i Dati Personali anche ed eventualmente per tutto il tempo necessario a soddisfare la Finalità di compliance e le Finalità difensive.
Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare e/o DPO ai contatti sopraindicati.
Modalità di trattamento dei dati
In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei Dati Personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, con modalità tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, oltre al rispetto degli specifici obblighi sanciti dalla legge.
Diritti degli interessati
Gli interessati hanno il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento e in presenza dei relativi presupposti legali:
- L'accesso ai propri Dati Personali (e/o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
- La rettifica o l’aggiornamento dei propri Dati Personali trattati dal Titolare, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
- La cancellazione dei propri Dati Personali dai database del Titolare, laddove ritenessi il trattamento non necessario o illegittimo;
- La limitazione del trattamento dei propri Dati Personali da parte del Titolare, laddove ritenessero che i propri Dati Personali non siano corretti, necessari o siano illegittimamente trattati, o laddove si fossero opposto al loro trattamento;
- Di esercitare il diritto alla portabilità dei dati, ossia di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico una copia dei Dati Personali forniti al Titolare che li riguardano, o di richiederne la trasmissione a un altro Titolare;
- Di opporsi al trattamento dei propri Dati Personali, utilizzando una base legale relativa alla propria situazione particolare, che ritengono dovrebbe impedire al Titolare di trattare i propri Dati Personali.
Le richieste di esercizio dei diritti vanno rivolte per iscritto al Titolare o al DPO ai recapiti sopra indicati.
In ogni caso, qualora un interessato ritenga che il trattamento dei Dati Personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dalla normativa in vigore, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del GDPR.