La predisposizione dell’inventario iniziale e il successivo aggiornamento, come previsto dal processo di armonizzazione contabile in atto presso la Pubblica Amministrazione (D.Lgs. 118/2011), sono operazioni imprescindibili per l’ordinata tenuta della Contabilità Economico-Patrimoniale ma anche, e soprattutto, per la gestione delle entrate e delle spese, direttamente correlate al Patrimonio.
In questo ambito, conoscere la consistenza delle utenze e dei costi generali costituisce uno strumento estremamente efficace per gli obiettivi di programmazione e controllo. Il sistema BabylonWeb Patrimonio Utenze aiuta a monitorare e gestire, con semplicità e in modo integrato tutte le spese legate alle utenze e costi generali.
Scheda tecnica
Servizio Costituzione dell’archivio utenze e costi generali
Forniamo un servizio di costituzione e avviamento del modulo BabylonWeb Patrimonio Utenze.Il nostro servizio si sintetizza principalmente nelle seguenti fasi di lavorazione:
- Inserimento degli Oggetti Utenza collegati all’inventario;
- Popolamento dell’Anagrafica Impianti divisi per tipologia di utenza/costo (Energia Elettrica, Gas, Acqua, Telefonia, Pulizie, etc.);
- Inserimento Contratti divisi per tipologia di utenza e relativi impianti inclusi in ognuno di essi;
- Inserimento Gare per ogni tipologia di utenza;
- Inserimento liste estremi per pagamento – Budget;
- Impostazione di specifici importatori per il caricamento automatico dei dati delle bollette.
Servizio Ausilio alla gestione “back office” delle utenze e costi generali
Forniamo il servizio di ausilio esterno alla gestione “back office” delle utenze e costi generali, con l’obiettivo di mantenere in capo all’Ente la scelta gestionale e il front office, minimizzando le successive operazioni gestionali, in costante collegamento con i referenti e utilizzando la medesima procedura informatica.
Software BabylonWeb Patrimonio Utenze
Lo strumentoBabylonWeb Patrimonio Utenze è un modulo della suite BabylonWeb che consente di riprodurre la situazione reale degli immobili e associare, ad ogni singolo bene (di proprietà o in gestione), i reali costi di competenza, garantendo un puntuale monitoraggio finalizzato ad una gestione maggiormente consapevole.
Interagisce con l'archivio di BabylonWeb Inventario Beni, dal quale può importare direttamente gli Oggetti interessati, e consente anche l'inserimento libero per la creazione di posizioni non di proprietà dell‘Ente (immobili gestiti non di proprietà). Anche il modulo BabylonWeb Patrimonio Utenze beneficia del raccordo ai principali software di contabilità finanziaria in uso agli Enti.
In abbinamento alla licenza, forniamo all’Ente:
- costituzione archivio iniziale ed avviamento;
- formazione, al personale dell’Ente, all’utilizzo di base della procedura;
- assistenza e manutenzione della piattaforma per tutta la durata del servizio e sino al completo aggiornamento periodico dell’inventario.
Tra le funzionalità del modulo, particolare rilevanza assumono:
- gestione di qualunque tipo di utenza e costo generale: utenza elettrica, idrica, telematica, telefonica, spese di pulizia, imposte e tasse (IMU, TARI, TASI, Consorzi di Bonifica);
- ogni singolo tipo di utenza e costo, identificato il corretto oggetto d'utenza ed impianto di riferimento, viene gestito ripartendo lo stesso sulla base delle specifiche indicate dall’operatore;
- archiviazione delle informazioni salienti del contratto da cui dipende ogni singola fornitura;
- garanzia della storicità dei dati;
- possibilità di effettuare una suddivisione statistico/tipologica delle singole utenze come, ad esempio, per fasce orarie o per tipo di energia/utenza erogata;
- scomposizione delle bollette nelle varie voci di costo (grazie alla tabellazione delle tariffe);
- gestione di eventuali "oneri diversi", in modo da garantire già durante l'inserimento un primo controllo di regolarità;
- suddivisione automatica per singolo centro di costo, impostato come percentuale di utilizzo delle strutture utenti;
- possibilità di gestire i contratti stipulati con Multiutility;
- possibilità di impostare specifici importatori per il caricamento automatico dei dati delle bollette. Gli importatori possono essere “da tracciato” proprietario del fornitore di servizio oppure “da fattura elettronica - XML”
produzione export in uscita con la scomposizione dei costi suddivisi per:
- Numero fattura
- Impegno
- Aliquota IVA
- Centro di Costo
- Sezionale IVA
- UEB